Pretirana uporaba Microsoft Excela pri poslovanju podjetij
Microsoft Excel je postal zelo močno orodje za upravljanje s podatki. Podatke lahko obdelujemo in prikazujemo na mnoge načine. Še posebno močne so opcije povezave na baze in skladišča podatkov ter pivot tabele v katerih lahko podatke združujemo in učinkovito analiziramo.
Po drugi strani pa se Excel tudi “zlorablja” kot nadomestilo za baze podatkov. Številna, predvsem manjša podjetja, ga uporabljajo za vodenje svojih zbirk podatkov in celotnega poslovanja (seznami poslovnih partnerjev, vodenje nabave, sestavljanje računov, vodenje skladišča, razne statistike, …). Pri tem je običajno slabo poskrbljeno za varnost podatkov in datotek samih. Zaposleni vsak mesec delajo kopije obstoječih datotek, iz kopij brišejo stare podatke in vanje vpisujejo nove. Pri tem je veliko možnosti za napake, celovita preglednost nad podatki je slaba. Če vodja zahteva podrobno analizo, zaposleni odpre nov excelov dokument in vanj združuje (kopira) podatke iz številnih poddokumentov. Sizifovo delo, ki zahteva veliko časa in je izvor številnih napak.
Rešitev:
Če bi podjetja namesto zbirk podatkov v Excelu vzpostavila pravo bazo podatkov z nekaj povezanimi tabelami, bi svoje poslovanje lahko bistveno poenostavila:
- Lažja bi bila skrb za varnost podatkov, podatki bi se zbirali in hranili centralno in bili dostopni vsem uporabnikom.
- Vsak podatek se vnese samo enkrat.
- Razna poročila in analize so stvar klika na gumb. Napake so praktično izključene.
- Seveda to nekaj stane. A stane tudi slabo izkoriščeno delo zaposlenih, da o plačilu nadurnega dela niti ne govorimo.
V našem podjetju vam nudimo učinkovite rešitve, kjer boste svoje poslovanje poenostavili, do podatkov pa dostopali kjerkoli in kadarkoli.
